Beim Thema Buchhaltung kommen Selbstständige und Unternehmer regelmäßig ins Schwitzen. Entweder erledigt man die lästige Bürokratie mehr schlecht als recht in Eigenregie oder man setzt auf teure, externe Spezialisten. Oder aber man entscheidet sich für einen Mittelweg: den Online-Buchhalter.
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lohnauszahlungen, Materialbestellung, Lagerpacht. Jede finanzielle Transaktion eines Unternehmens will buchhalterisch erfasst werden, um der gesetzlich vorgeschriebenen Bilanzierung Rechnung zu tragen und natürlich auch, um jederzeit die aktuelle Finanzlage des Unternehmens im Blick zu haben. Was bei Großunternehmen jedoch in eigenen Abteilungen von gelernten Buchhaltern erledigt wird, führt bei KMUs immer wieder zu organisatorischen Fragen. Entweder nutzt man eine Buchhaltungssoftware und erledigt den „Papierkram“ nach dem eigentlichen Arbeitstag in Eigenregie. Der Vorteil: Solche Buchhaltungsprogramme sind günstig und bieten auch Anwendern ohne Vorwissen – zumindest in der Theorie – die Möglichkeit, die anfallenden Aufgaben selbständig zu erledigen. Aber auch die Nachteile sind offenkundig: Die Buchhaltung selbst vorzunehmen frisst Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Etwa für andere Aufgaben im Unternehmen, aber auch, um zu Hause abschalten zu können. Zudem kann die Buchhaltungssoftware immer nur unterstützen. Unter welchem Buchhaltungskonto ein Vorgang letztendlich verbucht wird, muss der Anwender entscheiden. Dabei genügt es nicht alleine zu wissen, dass immer „Soll an Haben“ gebucht werden muss. Auch das grobe Verständnis vom Aufbau eines Kontenplans ist unerlässlich. Völlige buchhalterische Ahnungslosigkeit ist also keine gute Voraussetzung für eine reibungslose Verbuchung.
Der Mittelweg
Lösung Nummer zwei entlastet die Arbeitszeit des Websellers und sorgt auch für qualitativ hochwertige Ergebnisse: Man stellt entweder eine zusätzliche Fachkraft ein oder sammelt alle Belege und lässt seinen Steuerberater die Arbeit komplett erledigen. Beide Varianten haben jedoch den Nachteil, dass sie das Firmenbudget spürbar belasten. Interessant könnte für KMUs aber auch eine dritte Möglichkeit der Buchhaltungsorganisation sein, die eine Art Mittelweg zwischen der Arbeit in Eigenregie und dem Nutzen externen Profi-Know-hows darstellt. Genau das will der Buchhaltungsservice „Bookman“ leisten. Hierbei handelt es sich um eine Kooperation des Businesssoftwarespezialisten Haufe-Lexware und der Heilbronner Bookman Deutschland GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft.
„Echte“ Buchhalter
Bei Bookman bekommt man als Anwender in Form eines Starterpakets einen Kodak-Dokumentenscanner zugesandt sowie die neue Software Bookman Unternehmer Cockpit. Mithilfe dieser Software scannt der Unternehmer sämtliche Belege ein und verschickt sie automatisch digitalisiert an Bookman. Dort kümmern sich dann erfahrene, speziell den einzelnen Kunden zugewiesene Buchhalter um die korrekte Verbuchung. Neben den eigentlichen Buchungen prüft er zudem noch Zahlungseingänge, schickt alle Meldungen korrekt und fristgerecht an das Finanzamt oder bereitet auf Wunsch fällige Zahlungen bei der Bank vor. Anders als bei reinen Softwarelösungen können Bookman-Kunden bei Fragen immer mit ihrem „echten“ Buchhalter kommunizieren.
Das Bookman-Cockpit
Die Software Bookman Unternehmer Cockpit fungiert nicht nur als Scansoftware, sondern bildet auch das Herzstück der Lösung. Hier lassen sich die aktuellen Firmenzahlen jederzeit auslesen. Je nach gewähltem Vertrag werden die Unternehmensbelege täglich oder wöchentlich verbucht. Anschließend finden sich die Daten sofort in der Software wieder. Im Reporting werden dann Erträge und Aufwendungen in Listen, Analysen und Grafiken ausgewertet und präsentiert. So haben Kunden alle Unternehmenskennzahlen immer verfügbar und können sich per Mausklick offene Rechnungen von Kunden oder Lieferanten anzeigen lassen. Auch aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen, Monats- und Jahresstatistiken lassen sich per Mausklick jederzeit erstellen. Zudem können Sie auf jeden eingescannten Beleg im Archiv zugreifen. Eine elektronische Suche, die nach passenden Namen, Rechnungsbeträgen, Daten oder Nummern fahnden kann, hilft Ihnen dabei, jeden Beleg schnell wiederzufinden.
Was kostet die Online-Buchhaltung?
Die Vorteile von Bookman liegen auf der Hand. Für den Unternehmer reduziert sich der Arbeitsaufwand auf ein Minimum. Zudem hat er die aktuellen Daten seiner Firma ständig präsent und kann bei möglichen sich anbahnenden Schieflagen frühzeitig gegensteuern. Trotzdem muss er nicht finanzielle Belastungen in der Höhe stemmen, wie sie durch das Einstellen einer Fachkraft entstehen würden. Wobei wir bei der entscheidenden Frage wären, wie viel der Bookman-Service denn nun in der Praxis kostet? „Der Preis für die Buchhaltung richtet sich in erster Linie nach dem jeweiligen Monatsumsatz. Zusätzlich wird eine Kategorie für den Schwierigkeitsgrad und das Belegvolumen des Kunden festgelegt“, erklärt Jochen Diehm, Geschäftsführer der Bookman Deutschland GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft. Fix sind jedoch die Kosten für das Starterpaket für den Dokumentenscanner, die Software und die Einrichtungsgebühr. 399 Euro zuzüglich Umsatzsteuer müssen Unternehmer hierfür einplanen. Mit dem Bookman-Service spart man sich dann die Einstellung eines Buchhalters oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Den Steuerberater ersetzt das Angebot jedoch nicht, denn den tatsächlichen Jahresabschluss und die Steuererklärung kann man mit Bookman nicht erstellen. Dank der Aufbereitung dürfte der Aufwand und dementsprechend die Kosten für den Steuerberater jedoch deutlich geringer sein.
