Angebote, Rechnungen, Anträge, Verträge: In Unternehmen sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Schriftstücke an, die indiziert, abgelegt und archiviert werden müssen. Wer hierbei auf das elektronische PDF-Format statt Papierausdrucke setzt, spart nicht nur Platz, sondern verbessert auch die Auffindbarkeit jedes einzelnen Schriftstücks.
Die E-Mail hat den Geschäftsbrief längst als wichtigstes schriftliches Kommunikationsmittel in der Wirtschaft abgelöst. Trotzdem verzichten viele Unternehmen nach wie vor nicht darauf, wichtige Schriftstücke in Papierform abzulegen und zu archivieren. Hierzu zählen beispielsweise Rechnungen, Verträge und Angebote. Diese Form der Archivierung bringt jedoch jede Menge Nachteile mit sich:
- die nötige Platzkapazität steigt ständig
- der Bedarf an Papier, Toner, Ordnern und Regalflächen kostet viel Geld
- jedes Dokument kann nur von einem Mitarbeiter, nicht aber von mehreren Abteilungen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden
- durch Fehler in der Ablage können wichtige Dokumente unauffindbar werden
PDFs archivieren und weiterverarbeiten
Deutlich vorteilhafter als diese antiquierte „analoge“ Archivierungslösung ist die Umstellung auf elektronische Lösungen. Hierbei hat sich das PDF-Dokument als Standard etabliert. PDF steht für „Portable Document Format“ und ist ein plattformunabhängigs Dateiformat. In der Praxis ist der Umstieg auf das digitale Dokumenten-Management sehr simpel. So lässt sich jedes beliebige Schriftstück mit einem Scanner digitalisieren und als PDF abspeichern. Zudem können Rechnungen, Angebote und andere Schriftstücke an Kunden oder Lieferanten auch problemlos direkt als PDF per E-Mail verschicken – falls nötig auch signiert.
Mit webPDF lassen sich PDF-Dokumente komfortabel signieren.
Statt großer Aktenberge steigt so nur der Speicherbedarf auf dem Server oder in der Cloud. Doch nicht nur die Einsparung von Material spricht für die Dokumenten-Digitalisierung. So machen es Lösungen wie webPDF möglich, dass jedes beliebige Dateiformat in das PDF-Format konvertiert wird. Zudem lassen sich die Dateien zentral archivieren, so dass jeder Mitarbeiter problemlos auf die Dateien zugreifen und diese falls nötig weiterverarbeiten kann. So lassen sich Arbeitsprozesse deutlich beschleunigen – das manuelle Suchen in riesigen Archivräumen gehört damit der Vergangenheit an.
Umstieg rentiert sich nach kurzer Zeit
Sinnvoll ist der Umstieg auf eine digitale Dokumentenverwaltung nicht nur aufgrund der vereinfachten Arbeitsabläufe. Auch die Kostenreduktion dürfte für viele Unternehmen ein wichtiges Argument sein. Eine PDF-Business-Lösung muss nur einmalig angeschafft werden – anschließend spart das Unternehmen mit jedem Blatt, das nicht ausgedruckt werden muss, bares Geld. Die Kosten für den Umstieg amortisieren sich somit meist schon nach kurzer Zeit. Dass die elektronische Verwaltung zudem auch noch einen Beitrag für den Umweltschutz leistet, ist ein weiterer positiver Nebeneffekt. Es gibt also nur noch wenige Argumente, sich länger als nötig mit Papierbergen herumzuschlagen.
Bildquelle: Lupo / pixelio.de