Wie Sie die finanziellen und bürokratischen Hürden bei der Einstellung eines Mitarbeiters überspringen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. Und: Wir zeigen, wie Sie den Mitarbeiter finanzieren.
Nur die wenigsten Selbstständigen und Freiberufler dürften mit großem Vergnügen Einnahme-Überschuss-Rechnungen erstellen, ihre Umsatzsteuervoranmeldungen erledigen und einmal im Jahr ihre Einkommensteuererklärung abgeben. Kein Wunder: Besonders Einsteiger stehen dem Paragrafendschungel, den das Finanzamt auffährt, oftmals ratlos gegenüber!
Nach ein, zwei Jahren Berufserfahrung wird man die Kernaufgaben, die die behördliche Seite erwartet, dann aber zumindest größtenteils verinnerlicht haben. Doch die Scheu vor neuen bürokratischen Hürden dürfte trotzdem bei den meisten bleiben – und genau das ist der Grund, warum viele erfolgreiche Selbstständige lieber dauerhaft Aufträge aus Zeitnot ablehnen, als dass sie einen zusätzlichen Mitarbeiter einstellen.
Doch ist es wirklich so kompliziert, den Weg vom eigenen Chef zum Chef eines anderen zu wagen? Und sind die finanziellen Risiken tatsächlich so unkalkulierbar, wie viele fürchten? Womit wir beim zweiten Grund angekommen wären, der deutschlandweit dafür sorgen dürfte, dass zigtausende Arbeitsplätze, für die Aufgaben genug da wären, gar nicht erst entstehen. Wir wollen mit Ihnen gemeinsam diesen Fragen auf den Grund gehen!
Inhaltsverzeichnis
Besser keinen einstellen?
Angela Bauer betreibt die Online-Plattform www.arbeitsratgeber.com und hat auf ihrer Seite viele nützliche Informationen rund um das Thema Arbeitswelt zusammengetragen. Was sie zur Festeinstellung des ersten eigenen Mitarbeiters zu sagen hat, stimmt wenig positiv: „Ich würde eher Auftragsarbeiten an Selbstständige vergeben. Ein Mitarbeiter ist relativ schnell eingestellt, aber was passiert, wenn ich den Mitarbeiter nicht mehr auslasten kann oder die erbrachten Leistungen nicht zufriedenstellend sind aufgrund fehlender Motivation oder persönlicher Probleme?“
Doch ist das Risiko für den Arbeitgeber wirklich so groß? Die Angst, sich einen Mitarbeiter einzufangen, der beim Vorstellungsgespräch eine hervorragende Figur gemacht hat, sich aber später als Arbeitsmuffel entpuppt, den man dann nicht mehr los wird, ist nicht nur bei Kleinunternehmen weit verbreitet.
Dabei wissen viele potenzielle Chefs gar nicht, wie lange sie einen Mitarbeiter in der Praxis testen können, ohne später Probleme mit dem vermeintlich starren Kündigungsschutz in Deutschland zu bekommen.
Empfehlenswert: Befristeter Beginn
In der Praxis hat sich inzwischen zum Standard entwickelt, neuen Mitarbeitern zunächst einmal einen befristeten Vertrag zu geben – z. B. mit einer Laufzeit von einem halben oder einem Jahr. Für Selbstständige, die den Schritt zum Kleinunternehmen wagen wollen, hat dies einen großen Vorteil. Das finanzielle Risiko ist überschaubar, da nach Ende der Laufzeit der Vertrag einfach ausläuft. So hat man den Vorteil zu überprüfen, ob die Auftragslage stabil hoch geblieben und der Mitarbeiter dementsprechend ausgelastet ist und ob es arbeitstechnisch und menschlich zwischen Chef und Mitarbeiter funktioniert.
Insgesamt kann man solche kalendarisch befristeten Verträge in der Regel maximal dreimal verlängern, wobei die Gesamtdauer zwei Jahre nicht überschreiten darf. Anschließend muss der Vertrag unbefristet gestaltet werden. Ausnahmen gelten beispielsweise bei Schwangerschaftsvertretungen oder Beschäftigungen, die die Zeit zwischen Ausbildung und Studium eines Mitarbeiters überbrücken.
Grundsätzlich sollten Sie die maximale Befristungszeit aber nicht unbedingt bis zum maximal gesetzlich Möglichen ausreizen. Denn bedenken Sie: Ihr Mitarbeiter will schließlich gerne so schnell wie möglich Klarheit haben, ob es bei Ihnen eine berufliche Zukunft für ihn geben kann. Existenzsorgen sind zudem sicherlich nicht förderlich für eine produktive Mitarbeit. Sinnvoll ist deshalb, einen vernünftigen Kompromiss zwischen betrieblicher Flexibilität und den Wünschen des Mitarbeiters zu finden.
Probezeiten können Sie übrigens bei befristeten wie unbefristeten Arbeitsverträgen gleichermaßen mit Ihrem Mitarbeiter vereinbaren. Empfehlenswert ist eine maximale Dauer von 6 Monaten, da längere Laufzeiten, deren Berechtigung vom Arbeitgeber nicht begründet erklärt werden können, vor Gericht als nichtig angesehen werden könnten.
Warte- und Probezeit
Eine Probezeit hat arbeitsrechtlich übrigens lediglich den Hintergrund, beiden Parteien die Möglichkeit zu bieten, das Arbeitsverhältnis während der Anfangsphase mit einer kürzeren Kündigungsfrist beenden zu können, als dies nach den „normalen“ gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen später dann geregelt ist.
Übrigens ist die Probezeit nicht zu verwechseln mit der gesetzlichen „Wartezeit“. Als diese bezeichnet man die ersten sechs Monate, in denen Kündigungen vom Arbeitgeber durchgeführt werden können, ohne dass er auf einen Sozialplan oder ähnliches Rücksicht nehmen müsste.
Dieser gesetzliche Kündigungsschutz, der auch nur für größere Unternehmen greift, gilt erst nach sechs Monaten – nach Ende der Wartezeit.
Hilfe vom Staat
Möglichkeiten, zu verhindern, dass Sie sich als Arbeitgeber ein „faules Ei ins Nest“ legen, gibt es also zur Genüge. Mit befristeten Arbeitsverträgen haben beide Seiten die Chance, in Ruhe zu schauen, ob man zueinander passt. Zudem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, zu testen, ob eine dauerhafte Einstellung unternehmerisch tragbar und sinnvoll ist.
Wenn Sie trotzdem noch vor den finanziellen Belastungen zurückschrecken sollten, gibt es auch hier Möglichkeiten, das Risiko zu minimieren. Zum Beispiel den Einstellungszuschuss von der Bundesagentur für Arbeit, mit dem bis zu 50 Prozent des Bruttogehalts Ihres neuen Mitarbeiters für ein Jahr von der Agentur übernommen wird.
Ob Sie als Selbstständiger oder Freiberufler die nötigen Kriterien erfüllen, lesen Sie im folgenden lnfokasten:
So gibt es Geld vom Staat
Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, können Sie unter Umständen mit Zuschüssen vom Staat rechnen. Unterstützung bekommen zum Beispiel Existenzgründer und neu gegründete Unternehmen, wenn sie arbeitslose Arbeitnehmer einstellen. Und das sind hierbei die Voraussetzungen:
Antragsberechtigte Existenzgründer sowie Arbeitgeber, die vor nicht mehr als 2 Jahren eine selbstständige Tätigkeit aufgenommen haben und nicht mehr als 5 Arbeitnehmer beschäftigen.
Voraussetzungen Der Arbeitnehmer muss vor der Einstellung mindestens 3 Monate Arbeitslosengeld, -hilfe oder Kurzarbeitergeld bezogen haben, in einer geförderten Arbeitsplatzbeschaffungsmaßnahme beschäftigt gewesen sein oder an einer beruflichen Fortbildung bzw. Umschulung teilgenommen haben und kann ohne diese Leistung nicht oder nicht dauerhaft in den Arbeitsmarkt eingegliedert werden. Außerdem muss es sich um einen neu geschaffenen Arbeitsplatz sowie um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis handeln.
Höhe der Förderung Zuschuss in Höhe von 50 Prozent des tariflichen bzw. ortsüblichen Bruttoarbeitsentgelts für die Dauer von maximal 12 Monaten. Der Einstellungszuschuss kann höchstens für zwei Arbeitnehmer gleichzeitig geleistet werden.
Antragsweg Die Förderung beantragen Sie direkt bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit.
Doch der Eingliederungszuschuss muss nicht die einzige Hilfestellung bleiben. In vielen Bundesländern und Kommunen wird mit zusätzlichen Förderprogrammen versucht, Arbeitsplätze zu schaffen beziehungsweise Arbeitslose zu vermitteln. Ob für Ihre Region entsprechende Programme aktuell angeboten werden, können Sie leicht online überprüfen: Geben Sie auf der Seite www.foerderdatenbank.de einfach Ihre Postleitzahl ein!
Musterverträge nutzen
Die nächste weitere Hürde, die potenzielle Neuarbeitgeber möglicherweise fürchten, ist die Ausgestaltung des Arbeitsvertrags. Was muss unbedingt schriftlich festgehalten werden? Welche Formulierungen dürfen auf keinen Fall benutzt werden, da sie ungültig wären?
Gibt es Fallstricke, mit denen sich Mitarbeiter, die ich nicht behalten will, einklagen könnten? Auch hier ist die Lösung gar nicht so kompliziert, wie man glauben könnte. Fertige Musterarbeitsverträge helfen, keine wichtigen Paragrafen zu vergessen. Diese gibt es entweder im Internet zum Download – z. B. kostenpflichtig auf der Seite www.janolaw.de.
Oder aber Sie suchen sich persönlich Hilfe beim Unternehmerverband in Ihrer Region. Ebenfalls empfehlenswert: Bei der örtlichen Agentur für Arbeit wird man Ihnen solche Fragen – natürlich auch aus Eigennutz – gerne beantworten. Einen Besuch könnte man in diesem Fall gut mit der Frage nach Fördermöglichkeiten verbinden!
Die wichtigsten Fakten, die im Arbeitsvertrag unbedingt fixiert werden sollten, finden Sie im folgenden lnfokasten:
Diese Punkte gehören zwingend in einen Arbeitsvertrag
Im Folgenden stellen wir Ihnen die Punkte vor. die Sie zwingend in einen Arbeitsvertrag aufnehmen sollten. Empfehlenswert ist es, einen vollständigen Musterarbeitsvertrag als Vorlage zu nehmen.
Diesen finden Sie beispielsweise (kostenpflichtig) auf der Seite www.janolaw.de. Hilfe gibt es auch direkt bei der Bundesagentur für Arbeit bei Ihnen vor Ort.
Tätigkeitsbereich Beschreiben Sie den Tätigkeitsbereich, den der Mitarbeiter ausfüllen soll. Empfehlenswert ist eine konkrete Aufgabenbeschreibung, durch die der Arbeitsplatz definiert wird. Wichtig: Nehmen Sie eine Versetzungsklausel mit auf. Nur dann haben Sie die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer falls nötig einen neuen Aufgabenbereich zuzuweisen.
Beginn Legen Sie das Eintrittsdatum für Ihren Mitarbeiter konkret fest.
Arbeitszeit Wie viele Stunden sollen wöchentlich gearbeitet werden? Wie viele täglich? Gibt es feste Arbeitszeiten? Wie sieht es mit Mehrarbeit aus? Achten Sie gegebenenfalls auf tarifliche Regelungen.
Laufzeit Wird ein unbefristeter Vertrag abgeschlossen? Wenn ja, wie lange dauert die Probezeit? Gängig sind hierbei sechs Monate – es sind aber auch andere Laufzeiten möglich. Schließen Sie einen befristeten Vertrag ab, regeln Sie, dass dieser keiner weiteren Kündigung bedarf. sondern automatisch endet.
Vergütung Legen Sie fest, welche Bezüge (inklusive möglicher Zuschläge) dem Arbeitnehmer zustehen. Achten Sie auch hier auf eventuelle tarifliche und gesetzliche Mindestvorgaben. Regeln Sie, wann das Gehalt ausgezahlt wird. Wichtig: Legen Sie -falls Sie es zahlen wollen – bei Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld fest, dass es sich um eine widerrufliche freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt.
Lohnfortzahlung Im Krankheitsfall gilt die gesetzliche Sechs-Wochen-Regel. Eine Unterschreitung per Vertrag wäre nicht zulässig.
Urlaub Wie viele Urlaubstage stehen dem Arbeitnehmer zu? Gibt es betriebliche Sonderregelungen, durch die zu festen Terminen Urlaub genommen werden muss? Beachten Sie das Bundesurlaubsgesetz – hier ist beispielsweise eine Mindestzahl von 24 Urlaubstagen vorgesehen.
Kündigungsfristen Für Kündigungsfristen gelten die gesetzlichen Bedingungen. Wichtiger Hinweis: Diese Fristen verlängern sich im Laufe der Beschäftigung.
Die Lohnbuchhaltung
Ein Mitarbeiter ist jetzt gefunden, die Finanzierung gesichert, der Arbeitsvertrag unterschrieben und der erste Arbeitstag gekommen. Nun sind die wichtigsten Hürden übersprungen – allerdings leider noch nicht alle! Schließlich will der Arbeitnehmer auch bezahlt werden und der Staat sowie die Sozial- und Krankenversicherung wollen einen Teil vom Kuchen abbekommen.
Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, sind Sie verpflichtet, Lohnunterlagen zu führen. Konkret heißt das: Für jeden Mitarbeiter muss ein eigenes Lohnkonto existieren. Hier finden sich dann Angaben zur Lohnsteuerkarte, die Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie abgeführte Lohnsteuer inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Zudem sind Sie verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter einen schriftlichen Gehaltsnachweis auszuhändigen, aus dem sein Bruttolohn und seine Abzüge hervorgehen. Mit einer einfachen Überweisung ist es also nicht getan.
Außerdem müssen Sie Ihren Mitarbeiter gleich zu Beginn bei dessen Krankenkasse auf elektronischem Wege anmelden. An die Krankenkasse müssen Sie dann später nicht nur die Krankenversicherungskosten, sondern auch die Beiträge für Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung entrichten – und zwar alles mit dem Online-Formular „Beitragsnachweis“. Informationen hierzu gibt Ihnen die zuständige Krankenkasse.
Zudem brauchen Sie als Arbeitgeber unbedingt eine Betriebsnummer – diese erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit.
Buchhaltung einfach outsourcen
Raucht Ihnen schon der Kopf? Schließlich sind wir genau wieder bei dem Punkt, bei dem wir in diesem Artikel angefangen haben: den bürokratischen Hürden! All die Punkte in diesem Absatz werden in großen Unternehmen von der Abteilung „Lohnbuchhaltung“ erledigt.
Dass der „Lohnbuchhalter“ ein eigener Ausbildungsberuf ist, zeigt, dass es für Neuarbeitgeber mit „ein bisschen Einlesen“ leider nicht getan ist.
Empfehlenswert ist deshalb, diese Aufgaben in die Hände seines Steuerberaters zu legen – alternativ helfen zahlreiche praxisnahe Softwarelösungen wie Lexoffice.
Und wenn Sie das Thema Lohnbuchhaltung einfach ausklammern, ist es gar nicht so schwer, Chef zu werden. Zumindest nicht aus formeller Sicht!