Haben Sie schon einmal selbst eine Gehaltsabrechnung erstellt? Wenn ja, dann wissen Sie, dass es mit einer einfachen Geldüberweisung leider nicht getan ist. Wir stellen nützliche Softwarelösungen für die Lohnbuchhaltung in Kleinunternehmen vor.
Wenn man als Selbstständiger irgendwann einmal an den Punkt kommt, an dem man sich eingestehen muss: Diesen lukrativen Auftrag würde ich sehr gerne annehmen, doch muss ihn aus Zeitmangel leider ablehnen, kann man sich – auch wenn es vielleicht schwerfällt – glücklich schätzen.
Man hat es offenbar geschafft, sich im Markt zu etablieren. Kommt dann aber der zweite, dritte, Vierte und fünfte Auftrag, den man aus demselben Grund ablehnen muss, werden wohl viele ins Grübeln kommen und sich die Frage stellen: Würde es nicht Sinn machen, einen Mitarbeiter einzustellen, um die zusätzlichen Aufträge annehmen zu können?
Vertröstete Kunden werden schließlich selten warten, bis Sie wieder Zeit haben, sie werden Sie nicht weiterempfehlen und auch keine Folgeaufträge erteilen. Oftmals ist es noch nicht einmal die Angst vor dem finanziellen Risiko, die den Selbstständigen bei diesem Schritt zögern lässt, sondern die Flut von Bürokratie, die dann über einen hereinbrechen würde. Doch ist das wirklich so?
Schreckgespenst Lohnbuchhaltung
Buchhaltung an sich ist schon kein Tätigkeitsgebiet, das bei vielen Selbstständigen zur Ekstase führt. Und leider haben wir jetzt keine guten Nachrichten für Sie: Wenn Sie Ihre Buchhaltung schon kompliziert finden, werden Sie die Lohnbuchhaltung fürchten. Nicht umsonst gibt es für den Beruf des Lohnbuchhalters einen eigenen Ausbildungsweg!
Wer einen Mitarbeiter einstellt, ist nicht nur verpflichtet, ihn zu bezahlen; es gibt die Pflicht zu laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Lohnsteueranmeldungen müssen beim zuständigen Finanzamt erledigt werden, auch die Krankenkasse des Angestellten will regelmäßig informiert werden, Jahresmeldungen zur Rentenversicherung und Berufsgenossenschaft sind fällig und noch vieles mehr.
Zusammengefasst: Haben Sie keine entsprechende Ausbildung, sind Sie ohne Hilfe aufgeschmissen. Doch zum Glück gibt es solche Hilfe – und hier haben Sie sogar die Möglichkeit, zwischen diversen kostengünstigen Modellen zu wählen.
Der Preiskampf tobt
In der Regel geben Kleinunternehmer mit wenigen Angestellten ihre Lohnbuchhaltung komplett an ihren Steuerberater heraus. Für eine eigene Buchhaltungsabteilung sind solche Firmen zu klein und sich selbst in die Materie einzuarbeiten, wäre viel zu zeit- und kostenintensiv.
Ganz billig ist diese Lösung nicht, denn übliche Pauschalsätze von 25 Euro und mehr, die pro Mitarbeiter pro Monat für die Lohnbuchhaltung berechnet werden, können sich zu einem hübschen Sümmchen addieren.
Sparen können Kleinunternehmer und Selbstständige, die den Schritt des ersten eigenen Mitarbeiters gehen wollen, aber durch etliche interessante Alternativen. Zum einen wären das Steuerberater-Büros, die ihre Dienste online anbieten.
Da Steuerberater dank des Internets problemlos ihre Kunden in ganz Deutschland akquirieren können, ist der Preiskampf enorm. Allerdings muss man sich häufig über einen längeren Zeitraum an ein Online-Steuerberaterbüro binden. Dafür sind die Angebote verlockend.
Bei einem der bekanntesten Anbieter www.der-online-steuerberater.de zahlen Sie pro Mitarbeiter und Monat lediglich 13 Euro zuzüglich einer monatlichen Grundgebühr von 15 bis 25 Euro. Ab 11 Mitarbeitern entfällt die Grundgebühr.
Bei Zaehmann Consulting, die ihr Angebot über die Seite www.gehalt-abrechnen.de vorstellen, zahlen Sie sogar lediglich 5,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
Software: Ab 5.90 Euro pro Monat
Neben den Online-Steuerbüros bieten inzwischen auch Business-Software-Hersteller ihre Dienste online an. Allerdings funktioniert das System hierbei etwas anders. Hier tragen Sie alle Daten Ihrer Firma und Ihrer Mitarbeiter selbst über das Internet ein – anschließend erstellt die Web-Software die Belege automatisch und Sie brauchen lediglich noch die Überweisungen anzuweisen. Das war`s!
Abgerechnet wird auch hier pro Mitarbeiter und Monat. Die Vorteile dieser Online-Lösung, die auch als „Software-as-a-Service“ bezeichnet wird, liegen auf der Hand. Sie können von jedem internetfähigen PC Ihre Daten einpflegen und auf die Lohnabrechnung zugreifen und sind nicht an einen PC gebunden, auf dem die entsprechende Software installiert ist.
Zudem müssen Sie sich um Updates oder gesetzliche Änderungen nicht mehr kümmern. Eines dieser Online-Angebote ist www.sageone.de von Sage. Hier kostet der Service pro Mitarbeiter und Monat 5,90 Euro.
Peter Dewald, ehemaliger Geschäftsführer der Sage Software GmbH, erklärte bei der Vorstellung von einfachLohn, wie die Lösung ursprünglich hieß: „Mit unserem neuen Lohnabrechnungs-Service bieten wir kleinen Unternehmen eine ideale Dienstleistung, durch die sie ihre Lohnabrechnungen ganz einfach und ohne eigene Lohn-Kenntnisse selbst durchführen können. Dadurch werden sie unabhängig von externen Dienstleistern und erhalten eine flexible, sichere und jetzt schon von mehreren hundert Testkunden erprobte Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen und Selbstständiger zugeschnitten ist.“
Eine vergleichbare Lösung gibt es von Lexware – Sie finden das Angebot unter www.lexlohn.de.
Lohnt sich eine Kaufsoftware-Lösung?
Findige Rechner werden wahrscheinlich schon während der letzten Zeilen einige Zahlen durchgegangen sein: Rund 5 Euro pro Monat und Mitarbeiter? Da kann es unter Umständen doch günstiger sein, auf „klassische“ Boxlösungen zu setzen. Sprich: Man kauft eine Software und nutzt sie, bis eine neue Version angeschafft werden muss – in der Regel ist das nach einem Jahr nötig.
Wie viele Mitarbeiter wie oft abgerechnet werden, spielt bei diesen Lösungen keine Rolle. Man zahlt lediglich den einmaligen Kaufpreis für die Software. Und nicht nur der finanzielle Aspekt spricht eventuell für solche Lösungen: Wer die Buchhaltung beispielsweise ohnehin über eine Business-Softwarelösung erledigt, kann mit einer passenden Lohnbuchhaltungs-Lösung des gleichen Herstellers bequem auf die vorhandenen Daten zugreifen und so mühelos selbst die nötigen Bescheide erstellen und Mitteilungen versenden.
Ein Beispiel hierfür ist Lexwares „lohn+gehalt“*. Das Programm, das ab 269,90 Euro (auch in monatlichen Raten zahlbar) erhältlich ist, erstellt alle wichtigen Unterlagen, die der Betrieb, das Finanzamt, oder die Krankenkassen benötigen, wie Lohnkonten, Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise und vieles mehr, selbst.
Obendrein sind die erforderlichen Module zur Übermittlung der Meldedaten in der Sozialversicherung (dakota) und in der Steuer (ELSTER) integriert. Zudem arbeitet es auch mit dem Programm Lexware Buchhalter optimal zusammen.
Lexware dürfte vielen Selbstständigen und Kleinunternehmern ein Begriff sein, denn deren Lösung „Lexware büro easy“ zählt insbesondere bei Existenzgründern zu den beliebtesten Programmen, da es sich als „Jeder-kann’s-Version“ versteht, die die „Büroarbeit für alle Buchhaltungsmuffel“ erledigt.
Perfekte Vernetzung
Natürlich haben auch die anderen namhaften Hersteller entsprechende Lösungen im Portfolio. Sage bietet das Komplettpaket „Sage 50“ (monatlich 28 Euro) an.
Auch bei Buhl gibt es eine spezielle Lohnbuchhaltungslösung. Unter der Marke WISO, die vielen als gleichnamiges ZDF-Magazin und wegen der erfolgreichen Einkommensteuersoftware-Lösung bekannt sein dürfte, präsentiert Buhl seine komplette Business-Software-Kollektion. Der Spezialist für Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter ist „WISO Lohn & Gehalt 365“ und mit 79,95 Euro am günstigsten.
Sie legen einmal die Stammdaten für Ihre Mitarbeiter an – und das war’s auch schon. Den Rest erledigt WISO Lohn & Gehalt. Sie wählen nur noch den Mitarbeiter zur Abrechnung aus und übertragen dann direkt die Daten korrekt an Finanzamt und Sozialversicherungsträger – alles online und formal korrekt.
Eine interessante Alternative, vor allem für die, die die „WISO Mein Büro 365“ nutzen, um Daten der Lohnbuchhaltung direkt in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeiten zu können.