Wer sich mit Buchhaltung und Bilanzen von Unternehmen beschäftigt, wird ihnen früher oder später begegnen. Die Rede ist von Kontenplänen. Was genau dahintersteckt, wer sie braucht und wozu sie gut sind, werden wir hier erläutern.
Der Kontenplan
In der Buchhaltung entwickelt jedes Unternehmen individuell einen eigenen Kontenplan. In diesem Kontenplan enthalten sind sämtliche Konten des Betriebs, die in ihrer Gesamtheit wiederum alle wirtschaftlichen Tätigkeiten nachweisen können. Einen übersichtlichen Kontenplan zu haben ist immens wichtig für Unternehmen, da diese Pläne sowohl Steuerberatern als auch Finanzämtern dienen, um einen Eindruck über die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs zu erhalten. Möchte man sich also beim Finanzamt und anderen Partnern, welche die Unternehmensbilanz einsehen, nicht unbeliebt machen, sollte man einen möglichst simplen, leicht zu lesen und zu verstehenden Kontenplan besitzen. Falls es durch einen unzureichenden Plan zu Unregelmäßigkeiten in der Finanzplanung kommt, kann das sonst schnell sehr teuer werden. Um die Erstellung eines übersichtlichen Kontenplans zu erleichtern, gibt es verschiedene Rahmen für die Kontenplanerstellung.
Der Kontenrahmen
Damit das Finanzamt sich im Falle einer Prüfung nicht in immer wieder neue Systeme einarbeiten muss und um verschiedene Unternehmen besser miteinander vergleichen zu können, gibt es die sogenannten Kontenrahmen. Diese Rahmen sind nach Wirtschaftszweigen und verschiedenen Standards vereinheitlichte Vorschläge, wie ein Betrieb in einer bestimmten Branche den eigenen Kontenplan organisieren kann. Beispiele für gängige Kontenrahmen sind der Groß-und Außenhandelskontenrahmen (BGA), der Industriekontenrahmen (IKR), die DATEV-Kontenrahmen als Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) und Branchenkontenrahmen (SKR07-SKR99), sowie der Einzelhandelskontenrahmen (EKR).
Meistens verwendet man Kontenrahmen in leicht abgewandelter Form, indem man nicht benötigte Kontoarten weglässt oder einzelne neue hinzufügt. Ein Beispiel für eine Weglassung wäre eine Versicherung, die kein Rohstoffe-Konto benötigt und die deshalb auch kein solches führt, obwohl es im verwendeten Kontenrahmen vorgesehen ist. Ein Unternehmen, das besonders viele Fahrzeuge unterhält, wird möglicherweise das Konto für laufende Kfz-Kosten um Unterkonten erweitern, die für jedes einzelne Fahrzeug stehen, um eine bessere Übersicht über die Einzelposten zu haben. Dennoch kann beiden Kontenplänen derselbe Kontenrahmen zugrunde liegen, was die Bilanzen der beiden Betriebe leicht vergleichbar macht. Das ist sowohl beim brancheninternen Vergleich hilfreich, als auch bei einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere externe Stellen. Man kann nämlich sehr einfach sehen, welches Unternehmen wo um wieviel abweichende Kosten oder Gewinne hat und die unternehmerische Strategie nach dem Best-Practice-Prinzip optimieren.
Kein Kontenrahmen – Die Folgen
Verwendet man keinen der vorgeschlagenen Kontenrahmen einer Buchhaltungssoftware, bekommt man eine Folge direkt zu spüren: Man muss jedes einzelne Buchhaltungskonto und auch jedes Unterkonto händisch anlegen. Auch die Funktionen der einzelnen Konten müssen selbstständig eingegeben werden. Ein weiterer Nebeneffekt vollkommen eigenständiger Buchführung ist, dass sich ausschließlich diejenigen damit auskennen, die damit arbeiten. Einen Buchhalter zu finden, der sich freiwillig in ein System einarbeitet, das er noch nie zuvor gesehen hat (und wahrscheinlich auch nie wieder sehen wird), dürfte schwierig werden. Demnach wird es höchstwahrscheinlich nur ein bis zwei Personen geben, die einen guten Überblick über die Buchhaltung besitzen. Wenn diese Personen erkranken oder Urlaub nehmen, ist die Buchhaltung in der Zwischenzeit nicht arbeitsfähig. So kann es sehr schnell dazu kommen, dass der Kontenplan des Betriebs nicht den Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung genügt. Das führt zu empfindlichen Strafen durch das Finanzamt und anderen Aufsichtsbehörden.
