Wer Inhaber eines Unternehmens ist, der weiß, dass die richtige Technik vieles erleichtern kann. Zum Glück gibt es heute einige technische Entwicklungen, die dazu führen, dass die Arbeit leichter von der Hand geht und auch die Mitarbeiter mehr Motivation haben, am Ball zu bleiben. Hier stellen wir euch fünf Software-Tools vor, die die Arbeit in kleinen und mittelständischen Unternehmen erleichtern können.
Softwarelösungen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen
Auch für kleine und mittelständische Unternehmen sind gute Kundenbeziehungen das A und O. Umso praktischer sind dann Softwarelösungen, mit Hilfe derer es möglich ist, Kundenbeziehungen zu verwalten. Durch Datenbanken, die Daten von Kunden und Interessenten zuverlässig verwalten und ständig aktualisieren, können Verkaufsprozesse erheblich verbessert werden. Es gibt auch Software, mit der es möglich ist, E-Mails mit Kontakten zu versenden für ein verbessertes Marketing.
Rechnungen und Angebote erstellen leicht gemacht
Rechnungen schreiben und Angebote erstellen können mitunter ganz schön nervenaufreibende und zeitraubende Aufgaben sein. Man kann sich sicher vorstellen, wie ärgerlich es dann ist, wenn diese Dokumente irgendwo verloren gehen und unauffindbar sind. Mit entsprechenden Softwarelösungen könnt ihr einfach und unkompliziert Rechnungen und Angebote verfassen und sie dann gleich als Anhang dem entsprechenden Kontakt hinzufügen.
Wenn die Rechnungen dann auch noch in die Geschäftsplattform integriert sind, dann werden alle Bestellungen in Echtzeit aufgenommen. Es werden auch Aufzeichnungen über Kundenanfragen oder -käufe erstellt, damit ihr später besser über die Vorlieben eurer Kunden Bescheid wisst und ihnen personalisierte Werbung zukommen lassen könnt. Das kann zu verbesserten Verkaufszahlen und gesteigerten Einnahmen führen.
Durch Vertriebs-Leads Verkaufsziele erreichen
Die Wahl der richtigen Vertriebsmanagementsoftware ist für Unternehmen sehr wichtig. Je besser ihr eure Vertriebs-Leads verfolgen könnt, desto leichter könnt ihr eure Verkaufsziele erreichen. Wer erfolgreich verkaufen möchte, der muss auch ab und zu mit Kunden Kontakt aufnehmen und ihnen Angebote unterbreiten, die auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind. Auf diese Weise könnt ihr auch Menschen erreichen, die zwar schon mal an euren Produkten interessiert waren, aber noch nie etwas bei euch erworben haben.
Projekte auf die Beine stellen und verwalten
Eine geeignete Softwarelösung für kleine und mittelständische Unternehmen sorgt dafür, dass in jeder Phase des Verkaufsprozesses Projekte erstellt und beobachtet werden können. Nutzt ihr verschiedene Programme, um all eure Projekte zu verwalten, dann ist es kaum möglich, diese mit Kunden oder Ausgaben in Verbindung zu bringen. Verwendet ihr allerdings nur ein einziges System dafür, dann ist es ein Leichtes, Kosten und Projekte zu verwalten und auch gleich die zugehörigen Rechnungen zu versenden.
Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Wer nicht die richtige Software benutzt, dem kann es unter Umständen ganz schön schwerfallen, den Überblick über Arbeitszeiten der Mitarbeiter und Löhne zu behalten. Um diese Thematik etwas zu vereinfachen gibt es Zeiterfassungssoftware, mit deren Hilfe es möglich ist, dass die Mitarbeiter dort einfach ihre Arbeitszeiten eintragen und Arbeitgeber dann ganz einfach darauf zugreifen können.
In speziellen Programmen zur Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben gibt es auch Kalender, auf die das ganze Team Zugriff hat und durch die man auf einen Blick sehen kann, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Projekte zur Verfügung stehen und wo noch nachgerüstet werden muss.
Die Nutzung eines VPN im Firmennetzwerk
VPN steht für „Virtual Private Network“. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, über die ihr euch mit Servern überall auf der Welt verbinden könnt. Das bedeutet, dass niemand mehr eure persönliche IP-Adresse sehen kann. Dies sorgt für ein gutes Stück mehr Anonymität im Netz. Aber das ist noch nicht alles, denn wenn die Daten dann vom VPN-Server zu eurem Gerät gesendet werden, werden diese verschlüsselt. Selbst wenn jemand doch Zugriff auf die Daten erlangen sollte, kann er also in der Regel nichts damit anfangen. Nicht mal euer eigener Internetdienst erhält Zugriff auf diese Daten.
Heutzutage ist es in vielen Unternehmen völlig normal, dass die Mitarbeiter nicht nur vom Arbeitsplatz aus arbeiten, sondern häufig auch im Home Office oder gar von unterwegs aus. Dies bringt zwar sehr viel mehr Flexibilität ins Berufsleben, erschwert aber gleichzeitig auch die vollständige Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen. Schließlich kann man nicht jeden Mitarbeiter daraufhin überprüfen, ob er auf seinem Privat-PC auch wirklich immer die aktuellste Sicherheitssoftware installiert hat. Daher sollte man für alle Personen, die ans Firmennetzwerk angebunden sind, ein VPN nutzen.
Es gibt so viele verschiedene Programme, die sich für einen Unternehmer interessant anhören. Doch auch hier gilt oft „weniger ist mehr“. Denn je mehr verschiedene Programme ihr nutzt, desto mehr müsst ihr hin und her switchen und bekommt irgendwann Probleme, den Überblick zu behalten. Verwendet also möglichst Software, die für viele verschieden Aufgabenbereiche sinnvoll ist, oder schaut euch nach Tools um, die man miteinander verbinden kann.