Die Menge an E-Mails, die wir tagtäglich erhalten, nimmt seit Jahren zu. Die Corona-Pandemie und die damit verbundene Arbeit im Homeoffice hat diese Entwicklung noch einmal beschleunigt: Viele Kleinigkeiten, die vor einigen Monaten kurz über den Schreibtisch hinweg besprochen werden konnten, werden nun per E-Mail geklärt.
Dabei können E-Mails ein echter Produktivitätskiller und eine ständige Ablenkungsursache sein. Einer Studie* zufolge verwenden Berufstätige durchschnittlich 3,1 Stunden pro Tag auf das Checken von E-Mails.
Deshalb haben wir fünf Tipps zusammengestellt, wie Sie die Zahl der eingehenden E-Mails reduzieren, Ihren Posteingang besser organisieren und somit produktiver arbeiten können.
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Das Postfach nur zu bestimmten Zeiten checken
Nicht wegen der reinen Lesezeit sind E-Mails so destruktiv, sondern weil sie unsere Arbeitsabläufe ständig unterbrechen. Dabei erwartet kaum ein Kunde oder Kollege eine umgehende Antwort. Deshalb sollten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen grundsätzlich deaktivieren und sich feste Zeiten setzen, wann Sie den Posteingang checken. So kann man sich etwa jede Stunde fünf bis zehn Minuten für das Lesen neuer Nachrichten reservieren oder – noch radikaler – E-Mails nur noch zweimal am Tag lesen, etwa um 11 Uhr und um 15 Uhr. Hier sind natürlich auch Zwischenlösungen möglich. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, in der Signatur einen kurzen Hinweis darauf zu geben, wann E-Mails gelesen werden.
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Über E-Mails sofort entscheiden
Viele von uns leiden unter einem völlig überfüllten und chaotischen Posteingang. Das führt dazu, dass Sie E-Mails unnötigerweise wieder und wieder lesen. Ergebnis ist in der Summe viel verschwendete Zeit. Deshalb sollten Sie bei jeder E-Mail sofort nach dem ersten Lesen eine Entscheidung treffen, wie Sie weiter vorgehen: gleich kurz beantworten, an einen Kollegen delegieren, in den passenden Unterordner oder die passende Kategorie verschieben (oder einen entsprechenden Tag verwenden, wenn Ihr E-Mail-Client dies zulässt) oder ganz löschen.
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Von Newslettern abmelden, die Sie nie lesen
Neben der besseren Organisation des eigenen Postfachs ist es natürlich auch entscheidend, die Menge der eingehenden E-Mails zu senken. Prüfen Sie dazu etwa alle Newsletter, die Sie abonniert haben. Auf viele von ihnen können Sie bestimmt getrost verzichten. Von jedem Newsletter, der Sie in der vergangenen Woche nicht mindestens einmal zu einem spannenden und relevanten Artikel geführt hat, sollten Sie sich abmelden.
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Selbst weniger E-Mails versenden
Es ist ganz einfach: Wenn wir selbst weniger E-Mails schreiben, reduziert das auch die Menge an E-Mails, die wir erhalten. So sollten Sie etwa die Anzahl der CC-Empfänger stets so klein wie möglich halten. Das beugt zudem Abstimmungsproblemen und Verwirrung über Verantwortlichkeiten vor. Auf BCC-Empfänger sollten Sie sogar ganz verzichten. Nur in Einzelfällen – etwa beim Versand von E-Mails, bei welchen sich die Empfänger nicht kennen und auch nicht kennenlernen sollen – ist diese Funktion notwendig.
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Nutzen Sie ein E-Mail-Programm, das zu Ihnen passt
Jeder von uns hat andere Vorlieben und Gewohnheiten, was die E-Mail-Kommunikation betrifft. Deshalb sollten Sie sich für einen E-Mail-Client entscheiden, der wirklich zu Ihnen passt und die Funktionen enthält, die Ihnen wichtig sind. Vorteilhaft sind hier unter anderem Möglichkeiten zum Zurückstellen eingehender Nachrichten oder zum späteren Senden, eine automatische Übersetzung von E-Mails oder ein Designeditor, um auch optisch ein individuelles und ansprechendes Programm zu haben.