Wer sich selbstständig macht oder bereits ein Unternehmen gegründet hat, wird feststellen, dass mit der Zeit immer mehr Daten, Unterlagen und Dokumente anfallen, die strukturiert verwaltet werden sollten, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können. Auch in der täglichen Arbeit werden immer wieder Notizen und Dokumente zu Kunden oder Lieferanten erstellt, die ungeordnet dazu führen können, irgendwann den Überblick zu verlieren.
Daten strukturiert verwalten spart Zeit
Am Markt sind verschiedenste Softwareprodukte erhältlich, mit denen sich Kundendaten verwalten oder Angebote oder Rechnungen erzeugen lassen. Im Idealfall enthält eine solche anpassbare ERP-Software eine Kundenverwaltung (CRM), in der sich alle Dokumente, Belege und sonstigen Daten zu einem Kunden speichern und aufrufen lassen. Mit einer Aktionschronik und Wiedervorlagen können Kontakte protokolliert werden, um auch lange Zeit später noch zu wissen, wann welche Kontakte zu welchen Themen stattgefunden haben. Ist ein Vertriebsmitarbeiter im Urlaub, kann auch ein Vertretungsmitarbeiter auf den ersten Blick sehen, auf welchem Stand sich die Betreuung seines Kollegen befindet.
Angebote und Rechnungen einfach erstellen
Enthält die Bürosoftware auch ein Rechnungsprogramm, lassen sich damit in der Regel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften erstellen, viele Programme enthalten auch ein integriertes Mahn- und Bestellwesen. Eine integrierte Artikelverwaltung hilft bei der Erstellung von Angebots- und Rechnungspositionen und unterstützt in guten Programmen auch Funktionen wie Staffelpreise, Preisgruppen oder Stücklisten. Mit einer Bestandsverwaltung können die Lagerbestände aller Artikel in einigen Programmen auch an mehreren Lagerstandorten verwaltet und überwacht werden.
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Anbindung an Onlineshop-Systeme
Viele ERP-Systeme enthalten Schnittstellen, um die Software an Onlineshop-Systeme anzubinden. Mit solchen Schnittstellen können Artikel, Bestellungen und Kunden aus dem Onlineshop in die ERP-Software übertragen werden, was Zeit spart und Fehler bei doppelten Erfassungen minimiert. Außerdem können Lagerbestände der Artikel automatisch von der ERP-Software mit dem Onlineshop abgeglichen werden. Einige ERP-Systeme unterstützen auch die Nutzung mehrerer Onlineshops parallel.
Alle Dokumente und E-Mails in einem System
Einige Programme enthalten ein Dokumentmanagement-System, mit dem sich ausgehende Dokumente und Seriendokumente erstellen und eingehende Dokumente scannen lassen. Die Unterstützung von Scannern enthält optimalerweise eine OCR-Schrifterkennung, um die eingelesenen Dokumente automatisch zu verschlagworten. Manche ERP-Systeme enthalten auch einen integrierten E-Mail-Client, mit dem E-Mails empfangen und gesendet werden. Eine solche Integration bietet den Vorteil, dass eingehende E-Mails von bekannten E-Mail-Adressen automatisch den entsprechenden Kunden zugeordnet werden können.
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Standardsoftware oder Individualsoftware?
ERP-Programme werden in der Regel entweder als Standardsoftware verkauft oder als Individualsoftware auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten entwickelt. Beide haben ihre Vorteile und Nachteile. Standardsoftware ist i.d.R. günstig zu erwerben und relativ schnell einzurichten, sie ist jedoch meist unflexibel, so dass sich das Unternehmen mit seinen Prozessen an die Software angleichen muss. Bei Individualsoftware ist die Hürde sowohl in Bezug auf die Investition als auch auf den Zeitaufwand für Realisierung und Einrichtung deutlich höher. Dafür lässt sich Individualsoftware exakt an die Prozesse des Unternehmens anpassen.
ERP-Software anpassbar mit FileMaker Pro
Die auf der Claris FileMaker Pro-Plattform basierende ERP-Software gFM-Business von gofilemaker.de enthält neben vielen weiteren Modulen und Funktionen alle oben genannten Anforderungen an ein ERP-System. Das Besondere: Diese Software kann auch durch den Nutzer mit Claris FileMaker Pro individuell angepasst und erweitert werden. FileMaker Pro ist ein Datenbank-System, das bereits seit Mitte der 80er-Jahre auf dem Markt erhältlich ist. Die Software ist auf Mac- und Windows-Computern lauffähig und erlaubt auch die Erstellung eigener Datenbanken, die dann auf dem Mac, PC oder iOS-Gerät verwendet werden kann.
Der Hersteller bietet die gFM-Business ERP-Software in verschiedenen Lizenzstufen an. In allen Versionen können alle Drucklayouts mit FileMaker angepasst und erweitert werden. Mit der mittleren „Custom“-Version können auch alle Bildschirmlayouts und Listenansichten mit FileMaker Pro verändert werden, außerdem lassen sich in allen Tabellen neue Felder erstellen. Die offene Lizenz von gFM-Business erlaubt die vollständige Anpassung und Erweiterung der Software, die sich damit vollständig an individuelle Betriebsprozesse anpassen lässt.
Einstiegsbild: gFM-Business ERP-Software – (c) gofilemaker.de