Wachsende Papierberge, vollgestopfte E-Mail-Posteingänge, zum Bersten gefüllte Ordner und flexible Arbeitszeiten machen die Kommunikation und das Auffinden wichtiger Dokumente zunehmend zu einem zeitaufwändigen Ereignis. Mit der Cloud eröffnet sich ein Speicherort mit schier unermesslichem Ablageplatz – doch wie funktioniert Dokumentenmanagement in der Cloud und wo liegen die Vorteile?
Dokumentenmanagement gegen den Papierstau
Kaum eine aufwendige Arbeit, dessen Erledigung mehrere Abteilungen erfordert, wird heute noch von einer einzelnen Person übernommen – kleine Teams und Gruppen sorgen oft gemeinsam für das erfolgreiche Erledigen eines Projekts. Eine Besprechung, ein Update oder ein Meeting zu verpassen, kann hier gefährlich sein – auf dem neusten Stand zu bleiben ist essentiell! Eine Lösung bietet das sogenannte Dokumentenmanagement: Ob Rechnungen, Skizzen, Produktinformationen, Verträge oder Designvorlagen – mit dem richtigen Management-System werden die Unterlagen nicht nur systematisch geordnet, sondern stehen jedem Teammitglied zu jeder Zeit zur Verfügung, um sich auch nachträglich über neuste Veränderungen informieren zu können.
Die Cloud – der endlose Speicher
Cloud-Dienste sind im heutigen Internetzeitalter und ständiger Mobilität nicht mehr wegzudenken. Auf das Update eines Kollegen zugreifen, der hunderte Kilometer oder weiter entfernt, in seinem Büro an einem gemeinsamen Projekt arbeitet? Die Aufzeichnungen eines Meetings verfolgen, während man selbst in der Bahn oder im Flugzeug sitzt? Große Datenmengen auch von kleineren Geräten wie Smartphones abrufen? Mit der Cloud ist das alles kein Problem. Denn wer seine Daten auf dem entfernten Server speichert, kann sie allen möglichen Leuten zugänglich machen, sie von jedem beliebigen Gerät abrufen und spart gleichzeitig Speicherplatz auf seinem eigenen Endgerät. Cloud-Dienste sind zudem technisch sicher, da Datenkommunikation zwischen dem lokalen Endgerät und dem Internet-Dienst verschlüsselt stattfindet, so dass Unbefugte keinen Zugriff auf den Datenverkehr haben. Cloud-Dienste eröffnen gewaltige Flexibilität, was letztlich eine Zeit- und somit eine Geldersparnis für Unternehmen und Privatpersonen bedeutet.
Die Fusion zweier Dienste
Durch die Quantität des Internets werden die Anforderungen stetig größer, während auch die Datenmengen wachsen. Gerade bei wichtigen Mitteilungen, ist ein schnelles und geordnetes Auffinden von großer Bedeutung – um ein organisiertes System zu schaffen, in dem alle Daten ordentlich archiviert und schnell abrufbar sind und das auch bei großen Datenmengen, hat man das Dokumentenmanagement in die Cloud verlegt.
Papierstapel in Akten und Ordern werden durch das Dokumentenmanagement problemlos in die Cloud formatiert, wo sie nicht nur platzsparender untergebracht werden, sondern auch gleichzeitig von verschiedenen Mitarbeitern eingesehen und genutzt werden können. Diese Umstrukturierung des Dokumentenmanagement wird bereits von einigen Firmen wie der Paperless Solutions GmbH genutzt, um Unternehmen die Arbeitsweisen und Strukturierungen zu erleichtern. Die Verwaltung durch die Cloud findet dementsprechend immer größeren Anhang und steuert weiter auf die Idee eines „papierlosen Büros“ zu, in dem sämtliche Dokumente digital vorliegen und jeder Zeit von jedem Standpunkt von jedem belieben Mitarbeiten eingesehen und bearbeitet werden können.
Vorteile der Dienstleistungen im Überblick
- Erhebliche Zeitersparnis beim Wiederfinden der Dokumente
- Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit durch gezielteres und schnelleres Arbeiten
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle benötigten Daten
- Betriebskosten werden gespart (Papier, Drucker, Toner etc.)
- Höhere Ausfallsicherheit der Cloud durch leistungsfähigere Hardware
- Einsparung von Investitionen, da die Cloud lediglich angemietet wird
- Aktueller Stand der Technik und Synchronisation der Daten
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